Säännöt ja ohjeet

 

Ohjeet

 

Maksurengasjärjestelmää 2017-2018 koskevat ohjeet seuroille

 

Maksurengas (MR)- jäsenseuran 10 tärkeintä toimenpidettä

 

1)      Seura ilmoittautuu maksurengas-jäsenseuraksi netissä Maksurengas nettisivuilta löytyvällä sähköisellä lomakkeella. 

 

2)      Seura maksaa peruspalvelumaksun (15 €) ilmoittautumisen jälkeen Maksurengas -tilille FI84 5025 1620 0257 24. 

 

3)      Kilpailun järjestävä seura merkitsee MR-kilpailun kilpailukutsuun selkeästi sen, että kilpailu kuuluu MR-järjestelmään.

 

4)      Kilpailun järjestävä seura ilmoittaa kaikki MR-kilpailunsa Maksurenkaan ylläpitämään kilpailuluetteloon mielellään jo kilpailukauden alussa.

 

5)      Kilpailun järjestäjä laatii kilpailun osanottomaksuista MR-ilmoituksen Maksurenkaan nettisivuilta löytyvällä lomakkeella kahden viikon sisällä kilpailun jälkeen. Tämän jälkeen saapuvia ilmoituksia ei enää noteerata. Ilmoitus lähetetään sähköisesti.

 

6)      Seura tarkistaa kilpailu kilpailulta Maksurenkaan kotisivuilta löytyvistä luetteloista ja yhteenvedoista itseään koskevien tietojen oikeellisuuden. Seura ilmoittaa virheen havaitessaan virheestä joko Maksurenkaalle tai yksittäisessä MR-ilmoituksessa olevasta virheestä kilpailun järjestäjälle.

 

7)      Kilpailun järjestäjä korjaa välittömästi omassa MR-ilmoituksessaan havaitun virheen ja ilmoittaa korjauksen myös Maksurenkaan ylläpitälle..

 

8)      Jokainen seura tarkistaa omalta osaltaan kuukauden sisään kilpailukauden jälkeen Maksurenkaan nettisivuilla julkaistavan loppuyhteenvedon osallistumismaksutilanteesta ja ilmoittaa välittömästi mahdollisen virheen havaitessaan korjaustoimenpiteitä varten.

 

9)      Seura maksaa tarkistetun yhteenvedon perusteella saamansa laskun MR-tilille laskussa ilmoitettuun eräpäivään mennessä. (Niille kilpailun järjestäjille, joiden loppusaldo näyttää plussaa eli saamista, maksetaan rahat seuran ilmoittamalle tilille heti, kun rahaa kertyy lähetettyjen laskujen perusteella MR-tilille). Lähetetyt laskut ovat ulosottokelpoisia. 

 

10)   Niille kilpailun järjestäjille, joiden kilpailukohtainen loppusaldo on suuri, maksetaan 2500€:n ylittävä osuus seuran ilmoittamalle tilille heti kilpailuilmoituksen käsittelemisen jälkeen.

 

Lounais Hämeen hiihdon tukiyhdistys ry:n (Maksurengas) yhteystiedot MR-järjestelmässä

Sähköposti: lhhtuki@gmail.com 

Kotisivujen osoite on www.lhhtuki.yhdistysavain.fi/

MR-järjestelmän vastuuhenkilön, Teemu Salmisen puhelinnumero on 045-6744751.

MR-järjestelmän tilinumero: FI84 5025 1620 0257 24

 

 

MR-järjestelmää koskevat tarkemmat ohjeet

 

1) MR-jäsenseuran saamat hyödyt järjestelmään kuulumisesta

 

Merkittävin hyöty on se, että seurat voivat hoitaa osallistumismaksunsa yhdellä maksulla kilpailukauden jälkeen.

 

MR-kilpailujen järjestäjän ei tarvitse hoitaa MR-kilpailujen osallistumismaksuja lainkaan rahalla siinä tapauksessa, että seuran saldo jää loppuyhteenvedossa plussan puolelle ja seura saa rahaa MR-järjestelmästä tililleen.

 

Jäsenseurat saavat ilmoittamaansa sähköpostiin ajan tasalla olevaa lisätietoa MR-kilpailuista sekä voivat tarkistaa MR-nettisivuilta oman osanottomaksutilanteensa jokaisen MR-kilpailun jälkeen päivitettävästä yhteenvedosta.

 

2) Maksurenkaan (MR) yleiskuvaus ja tiedot sen ylläpitäjästä

 

Lounais-Hämeen hiihdon tukiyhdistys ry (Maksurengas) hoitaa ja ylläpitää MR- järjestelmää nyt ensimmäistä vuotta. Seurojen onkin syytä tarkistaa järjestelmästä kilpailukohtaiset osallistumismaksutietonsa huolellisesti, jotta vältytään virheellisiltä maksuilta kilpailukauden loputtua ja laskut pystytään lähettämään seuroille ajoissa. Tällä varmistuu myös se, että kilpailujen järjestäjät saavat saatavansa ajoissa.  Kaikkia kilpailuja koskevaa yhteenvetoa päivitetään myös jatkuvasti sitä mukaa, kun kilpailujen järjestäjiltä saadaan kilpailukohtaiset osallistumismaksutiedot eli MR-ilmoitukset. Seurojen on hyvä tarkistaa myös se, että MR-ilmoituksissa on niiden osanottomaksutilanne kunnossa. Koko kautta koskeva yhteenveto valmistuu kuukauden sisällä siitä, kun kauden viimeinen MR-kilpailu on pidetty. Loppuyhteenveto pidetään Maksurenkaan kotisivuilla kaikkien nähtävänä, jotta seurojen on luotettavuuden varmistamiseksi mahdollisuus tarkistaa omat tietonsa. Seuroja koskevat laskut tehdään em. tarkistetun loppuyhteenvedon pohjalta ja lähetetään seuroille viimeistään toukokuun 2018 aikana. Seurojen tekemät tietojensa tarkistamiset varmistavat sen, että laskuja ei tarvitse jälkeenpäin korjailla.

 

 

3) Seurojen ilmoittautuminen maksurenkaaseen 2017-2018.

 

Jokaisen seuran pitää liittyä maksurenkaaseen kaudeksi 2017-2018 vaikka olisi jo edellisellä kaudella siihen kuulunutkin. Tämä siksi, että yhteystiedot jne. ovat varmasti oikeat. Ilmoittautuminen tapahtuu sähköisellä lomakkeella, joka täytetään Maksurenkaan kotisivuilla ositteessa www.lhhtuki.yhdistysavain.fi/. Ilmoittautuminen olisi hyvä tehdä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, ennen kauden alkusa.  Maksurengas pitää MR- jäsenseuroista yllä jatkuvasti päivittyvää luetteloa, josta kuka tahansa pystyy tarkistamaan seurojen jäsenyyden sekä jäsenseurojen yhteystiedot. Jäsentietojen oikeellisuus on tärkeä erityisesti kilpailujen järjestäjille, jotta ne voivat kohdistaa osanottomaksut kilpailukohtaisissa MR-ilmoituksissaan oikein vain jäsenseuroille. Näin kilpailun järjestäjä pystyy myös tarkistamaan sen, että MR:ään kuulumattomat seurat maksavat osallistumismaksunsa ajoissa seuran tilille.

 

Seurojen on hyvä tarkistaa, että omat yhteystiedot ovat luettelossa oikein, koska jäsenseurojen saattaa olla tarpeen myös keskinäisiin yhteydenottoihin mm. MR-kilpailujen osalta. Yhteystiedoissa tapahtuvat muutokset on syytä ilmoittaa mahdollisimman nopeasti Lounais Hämeen hiihdon tukiyhdistyksen sähköpostiin, jotta jäsenluettelo pystytään pitämään ajan tasalla.

 

4) MR- palvelumaksut ja niiden maksaminen

 

Peruspalvelumaksu on kaikille jäsenseuroille 15 € koko kaudesta. Peruspalvelumaksu maksetaan MR-tilille. FI84 5025 1620 0257 24 

 

Jokaisesta MR-kilpailusta peritään kilpailun järjestävältä seuralta kilpailukohtainen palvelumaksu 10  €/kilpailu. Kilpailukohtaiset palvelumaksut otetaan huomioon MR-loppuyhteenvedossa ja ne maksetaan loppuyhteenvedosta tehtävien laskujen yhteydessä. Palvelumaksut vähennetään niistä summista, jotka maksetaan saamapuolelle jääneille seuroille.

 

 

5) Kilpailun ilmoittaminen MR- kilpailuksi

 

Kilpailun järjestäjän on tärkeää merkitä kilpailukutsuun, että kilpailu kuuluu MR-järjestelmään. Tämä mahdollistaa MR-jäsenseuroille mahdollisuuden valita, että heidän kilpailijansa menevät MR- kilpailuihin, joissa osanottomaksujen hoitaminen on kätevämpää.

 

Kilpailun järjestäjän kannattaa ilmoittaa kaikki MR-kilpailunsa myös Maksurenkaan ylläpitämään luetteloon jo kilpailukauden alussa.

 

 

6) Kilpailukohtaisen osanottomaksuja koskevan MR-ilmoituksen laatiminen

 

Kilpailun järjestävä seura tekee kilpailun osanottomaksuista yhteenvedon eli MR-ilmoituksen sitä varten laaditulle lomakkeelle. Lomake on saatavissa MR-nettisivuilla.  Seuran tulee lähettää kilpailun MR-ilmoitus sähköpostiosoitteeseen lhhtuki@gmail.com kahden viikon sisällä kilpailupäivästä. Maksurengas panee kaikki kilpailukohtaiset MR- ilmoitukset nähtäväksi nettisivuille, josta seurojen kilpailuihin ilmoittajat voivat tarkistaa, ovatko ilmoituksen tiedot heidän osaltaan oikein.  Jos kilpailukohtaisessa MR- ilmoituksessa on huomautettavaa, asiasta pitää ottaa yhteys kilpailun järjestäjään, jonka yhteystiedot löytyvät MR- nettisivuilta.

 

7) MR-järjestelmän loppuyhteenvedon laatiminen ja laskujen lähettäminen

 

Loppuyhteenveto muodostuu jokaisen saadun MR-ilmoituksen jälkeen päivitettävän kokonaisyhteenvedon perusteella. Seurojen on hyvä tarkistaa lhhtuen MR-nettisivuilta sekä kilpailukohtaisten MR-ilmoitusten sekä jatkuvasti päivitettävän kokonaisyhteenvedon oikeellisuus. MR-järjestelmä pystytään pitämään reaaliaikaisesti kunnossa, kun seurat ilmoittavat havaitsemistaan virheistä ajoissa, jolloin tarvittavat korjaukset voidaan tehdä nopeasti.

 

Loppuyhteenveto valmistuu kuukauden sisällä siitä, kun viimeinen MR-kilpailu on käyty. Loppuyhteenveto pidetään julkisesti nähtävänä MR-nettisivuilla, jolloin seurat voivat tarkistaa omat osanottomaksutietonsa ja niiden oikeellisuuden. Seuroja myös kehotetaan tarkistamaan tietonsa, jotta maksujen viivästyminen virheiden vuoksi pystytään välttämään.

 

Seurakohtaiset laskut tehdään tarkistetun loppuyhteenvedon perusteella ja lähetetään seurojen ilmoittamiin sähköpostiosoitteisiin toukokuun 2018 loppuun mennessä.

 

8) MR-laskujen maksaminen ja osanottomaksujen tilitys kilpailujen järjestäjille

 

On tärkeää, että MR-laskut maksetaan MR-tilille eräpäivään mennessä, koska niistä vasta voidaan maksaa kilpailujen järjestäjien saatavat.

 

Kilpailujen järjestäjien saatavat maksetaan seurojen ilmoittamille tileille heti, kun MR- tilille on saatu riittävästi rahaa laskujen perusteella.

 

Poikkeuksena edellä mainittuun ovat suuret kilpailukohtaiset osallistumismaksusaatavat. Jos kilpailukohtainen saatava on suuri, maksaa MR-järjestelmä 2500€:n ylittävän osuuden seuran ilmoittamalle tilille heti MR-ilmoituksen käsittelyn jälkeen.

 

 

MR-järjestelmää koskeva kirjanpito pidetään osana tukiyhdistyksen kirjanpitoa ja tarkistetaan koko tukiyhdistuksen toiminnantarkastuksen yhteydessä. Näin varmistetaan MR-järjestelmää koskevan rahaliikenteen ja kirjanpidon lainmukaisuus.